Eine Relocation Agentur unterstützt Sie professionell, wenn Sie aus privaten oder beruflichen Gründen nach Deutschland oder umgekehrt ins Ausland ziehen müssen. Selbstverständlich können auch Unternehmen eine solche Agentur beauftragen, um ihren Fachkräften den Umzug aus oder nach Deutschland zu erleichtern. Insbesondere die Beglaubigung von Dokumenten spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle, Sie werden also mit dem Thema „Apostille“ konfrontiert – hier einige Erläuterungen.
Die Apostille – was ist darunter zu verstehen?
Einige Urkunden, die entweder im Ausland ausgestellt wurden und zur Erlangung von Visa, einer Aufenthaltsgenehmigung oder einer Arbeitsgenehmigung in Deutschland oder im umgekehrten Fall im Ausland vorzulegen sind, müssen zur Anerkennung bei der jeweiligen Behörde speziell beglaubigt werden.
Dazu stehen alternativ zwei Verfahren zur Auswahl:
Die Legalisation
In diesem Fall lässt der Expat in seinem Heimatland die Urkunden vorbeglaubigen, um danach die deutsche oder die Auslandsvertretung des jeweiligen Landes in Deutschland aufzusuchen und das Dokument legalisieren zu lassen. Auf diese Weise wird die Echtheit bestätigt, sodass die Urkunde unproblematisch im jeweiligen Land verwendet werden kann.
Die Apostille
Diese Variante ist etwas einfacher und kann für alle Teilnehmerstaaten des „Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ verwendet werden – wir prüfen das für Sie. Ist dieses Verfahren möglich, stellt die zuständige Behörde des Staates, der ursprünglich die betreffende Urkunde ausgestellt hat, eben eine solche Apostill aus, die in Deutschland oder im Zielland verwendet werden kann. Die Auslandsvertretung im jeweiligen Heimatland muss dann nicht mehr eingeschaltet werden.
Wer stellt eine Apostille aus, wo bekomme ich die Apostille her?
Eine Apostille soll also die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigen, die dazu generell im Original vorzulegen ist. Welche Apostille-Behörde zuständig ist, erfahren Sie üblicherweise bei der Stelle, die die Urkunde ausgestellt hat. Alternativ können die Justizverwaltung oder auch die Standesamtsaufsicht des Ausstellungsbezirkes angefragt werden.
So zeichnet beispielsweise das Bundesverwaltungsamt für Apostillen auf Dokumenten verantwortlich, die von Bundesbehörden, wie beispielsweise den Bundesministerien, Bundesgerichten oder dem Bundesamt für Justiz, ausgefertigt wurden. Handelt es sich jedoch um standesamtliche oder Gerichts-Urkunden, um Urkunden der Landes- oder Kommunalbehörden, müssen andere Apostill-Behörden eingeschaltet werden.
Was mache ich, wenn ich im Ausland bin und dieses Dokument benötige?
Im Ausland steht Ihnen die zuständige deutsche Vertretung zur Verfügung, um die relevanten Apostill-Behörden und deren Kontaktdaten zu erfahren. In der Regel finden Sie diese Informationen sowie wichtige verfahrenstechnische Hinweise bereits auf der Homepage der Vertretung. Eine weitere nützliche Internetadresse ist die der Haager Konferenz.
Sich im Vorfeld zu informieren, ist ausgesprochen wichtig, denn in einigen deutschen Auslandsvertretungen wird die Legalisation von Urkunden zwischenzeitlich abgelehnt. Ursache ist der Missbrauch, der in zahlreichen Fällen festgestellt wurde. Das Auswärtige Amt hat deswegen genehmigt, dass Urkunden aus einigen Ländern nicht mehr beglaubigt werden. Deutsche Behörden können jedoch im Rahmen eines Amtshilfeverfahrens den Sachverhalt prüfen und die Entscheidung der Inlandsbehörden erleichtern.
Wie lange dauert es, bis ich dieses Dokument erhalte?
Wird die Apostille per Post beantragt, sind unterschiedlich lange Bearbeitungszeiten einzuplanen. Ausschlaggebend ist neben der Art der Dokumente die jeweilige Ausstellungsbehörde. Die zu erwartende Fristen werden sich wahrscheinlich zwischen zwei und drei Wochen bewegen. In einigen Fällen ermöglich die persönliche Vorsprache bei der ausstellenden Behörde eine sofortige Erledigung. Beispielsweise bietet das Bundesamt für Justiz in seiner Dienststelle in Bonn die sofortige Apostill auf einem Führungszeugnis an. Dazu müssen Sie nicht persönlich in Bonn erscheinen, Sie können auch eine Person dazu bevollmächtigen.
Welche Dokumente muss ich ggf. vorlegen, um den Antrag zur Apostille zu stellen?
Einerseits ist die Urkunde im Original einzureichen, andererseits ein spezieller Antrag, der in der Regel auf den entsprechenden Internetseiten zum Download angeboten wird. Darüber hinaus benötigt die Apostill-Behörde folgende Informationen:
- Sie benötigen eine Postanschrift im Inland, an die die Apostill geschickt per Nachnahme geschickt werden kann. Dabei muss es sich nicht unbedingt um den Antragsteller handeln, Sie können auch einen Empfänger bevollmächtigen. In jedem Fall muss dem Postboten die Gebühr direkt bezahlt werden.
- Geben Sie bitte das Land an, für das Sie die Apostille beantragen.
- Darüber hinaus ist es sinnvoll, Kontaktangaben, wie beispielsweise eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, für Rückfragen bekannt zu geben.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Die Kosten für eine Apostill variieren zwischen 15 und 35 Euro. Dazu kommen bei Bedarf noch Kosten für den sicheren Versand ins Ausland oder nach Deutschland. Werden die Gebühren innerhalb von Deutschland in Rechnung gestellt und in der Regel per Nachnahme kassiert, sind bei Apostillen, die ins Ausland versendet werden, die Kosten im Vorfeld zu begleichen.
Fazit – Behördenformalitäten vorbereiten !
Wie Sie schnell überblicken können, sind einige Behördenformalitäten zu erledigen, um für einen Expat alle notwendigen Dokumente beizubringen. Zur Ausstellung von Visa, einer Aufenthaltsgenehmigung oder einer Arbeitsgenehmigung sind beglaubigte Dokumente erforderlich, wozu neben der umständlichen Legalisation auch die Form der Apostille genutzt werden kann. Allerdings sind hier die unterschiedlichsten Apostill-Behörden zuständig – immer in Abhängigkeit von der Art des Dokumentes und dem Ort der einstigen Ausstellung.
Sich hier im Vorfeld über alle notwendigen Schritte und vor allem die zuständigen Behörden zu informieren, um die Anträge rechtzeitig und bereits im Heimatland stellen zu können, erleichtert den gesamten Prozess: Sie können dann nämlich direkt an die Stellen wenden, die die Dokumente ursprünglich ausgestellt haben.
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