Die große Volkszählung, der Zensus, wurde pandemiebedingt auf 2022 geschoben. Ab Mitte Mai soll es nun losgehen. Mit dem Zensus wird ermittelt, wie viele Menschen in Deutschland leben, wie sie wohnen und arbeiten. Es werden demnach also Daten erhoben, welche den Informationspflichten nach der DSGVO unterliegen. Was gilt es also alles für Sie als Vermieter zu beachten ?
Seit Oktober 2021 werden Verwalter von Wohngebäuden und potentielle Großeigentümer von den Statistischen Landesämtern angeschrieben und aufgefordert erste Auskünfte zu Wohnobjekten und deren Eigentümern zu geben. Hintergrund dessen sind zwei europäische Verordnungen (EG Nr. 763/2008; EU 2017/712), die eine Verpflichtung der Mitgliedsstaaten begründen, alle zehn Jahre einen Zensus durchzuführen. Mit dem Zensus werden neben den Einwohnerzahlen auch tief gegliederte Daten zur Bevölkerung, Erwerbstätigkeit und Wohnsituation erhoben.
In ihrer Funktion als Vermieter speichern Sie die Angaben ihrer Mieter üblicherweise begrenzt auf Zwecke, die der Durchführung des Mietverhältnisses dienen. Die gesetzlich angeordnete einmalige Übermittlung von Bewohnernamen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahr 2022 geht aber in der Regel über die gewöhnliche Durchführung des Mietverhältnisses hinaus. Damit liegt eine Änderung des Verarbeitungszweckes vor, weil mit der Weitergabe der Daten diese für einen anderen Zweck weiterverarbeitet werden, als für den sie vom Vermieter ursprünglich gespeichert wurden.
Was gilt es also zu tun ? Handlungsempfehlung
1) Mietverträge im Hinblick auf Datenschutzregularien prüfen
Vermieter müssen ihre Mieter daher nach Art. 13 DSGVO über die Weitergabe ihrer Daten zu statistischen Zwecken an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder informieren. Sie sollten daher prüfen, ob in Ihren Mietverträgen oder speziellen Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Mietern, die seit Inkrafttreten der DSGVO geschlossen wurden, eine Generalklausel enthalten ist. Wenn diese die Mieter über die Weitergabe ihrer Daten, die auf rechtlichen Verpflichtungen beruhen, informiert hat, bedarf es keiner zusätzlichen Information.
Vor allem aber bei älteren Mietverträgen und langjährigen Mietverhältnissen, welche lange Zeit bevor in Kraft treten der DSG-VO geschlossen wurden und oftmals im Mietvertrag keine expliziten Datenschutzvereinbarungen im Mietvertrag geschlossen wurden, empfehlen wir, die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen über die bevorstehende Weitergabe der Mieternamen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Rahmen der sonst üblichen Kommunikation mit Ihren Mietern zu erteilen.
2) Schreiben Sie Ihre Mieter an und informieren Sie diese entsprechend
Folgende Mindestangaben sollten dabei laut Statistischem Bundesamt gemacht werden (Quelle: Zensus 2022 – Statistisches Bundesamt)
Der Vermieter/die Vermieterin (Name und Kontaktdaten) ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die im Rahmen des Mietverhältnisses erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten. Aufgrund des Zensusgesetzes 2022 (ZensG 2022) sind Vermieter/-innen verpflichtet, bestimmte Angaben über die Mieter/-innen den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder für Zwecke des Zensus 2022 zu übermitteln. Diese Übermittlung findet ihre Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 10 Abs. 2 ZensG 2022. Folgende Angaben sind gesetzlich zu übermitteln: Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Diese Angaben gehen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Diese haben für die übermittelten Angaben die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2022 einzuhalten.
Darüber hinaus sind die Mieter auch über ihre Betroffenenrechte Ihnen gegenüber als Vermieter zu informieren: (Quelle: Zensus 2022 – Statistisches Bundesamt)
Den Mieterinnen und Mietern stehen bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DS-GVO gegenüber den Vermieterinnen bzw. Vermietern das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu (Artikel 15 bis 18 und 21 DS-GVO). Liegt aus Sicht des Mieters/ der Mieterin ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, besteht zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Vermieter/ die Vermieterin zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO).
Sofern Ihr Verwalter einen Datenschutzbeauftragten für Ihre WEG bestellt hat, müssen Sie den Mietern auch dessen Kontaktdaten zur Verfügung stellen. Sprechen Sie Ihren Verwalter direkt an, sofern das Thema auf der letzten Eigentümerversammlung oder mittels Verwalterschreiben noch nicht geklärt wurde.
Fazit
Die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vermieter selbst dafür verantwortlich sind, dass sie die personenbezogenen Daten ihrer Mieter datenschutzkonform verarbeiten und die Mieter entsprechend umfassend nach den Vorgaben der DSGVO informieren.
Im Hinblick auf die Gebäude- und Wohnungszählung geben diese daher Hilfestellungen in Bezug auf die Verpflichtungen im Rahmen des ZensG 2022.
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