Datenschutz ist im Zeitalter der Digitalisierung ein großes Thema, insbesondere die ab 25. Mai 2018 gültige EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sorgt aktuell für Furore. Im Fokus steht der Umgang mit personenbezogenen Daten. Da auch Sie als Vermieter von Wohnraum von den Vorgaben der DS-GVO betroffen sind, finden Sie hier alle wichtigen Informationen im Überblick.
EU-Datenschutzgrundverordnung – Was ist darunter zu verstehen?
Die Verordnung ist nicht neu, gilt nun für die gesamte EU und regelt das Datenschutzrecht damit einheitlich. Die Übergangsfrist zur Einführung in den einzelnen Mitgliedsstaaten endete am 25. Mai 2018, eine ganze Reihe der vormaligen Regeln des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wurden somit außer Kraft gesetzt oder neu gefasst. Bislang galten teilweise sehr unterschiedliche Standards innerhalb der EU, denn die Mitgliedsländer hatten den Datenschutz eigenständig organisiert. Damit ist nun seit dem 25 Mai 2018 Schluss, in der Europäischen Union greifen die neuen Regeln. Selbst für Unternehmen, die zwar außerhalb der EU ihren Sitz haben, aber Daten von EU-Bürgern verarbeiten, ist diese neue EU-Datenschutzgrundverordnung maßgeblich.
Dreh- und Angelpunkt der neuen Verordnung ist der Schutz personenbezogener Daten, dem Bürger wird im Prinzip die Hoheit über die ihn betreffenden Daten weitestgehend zurückgegeben. Werden diese Rechte verletzt, drohen Sanktionen bis hin zu gravierenden Bußgeldern. Auf diese Weise sollen beispielsweise die dominierenden, bevorzugt in den USA ansässigen Cloud-Anbieter und Social Media Portale angehalten werden, sich diesem Datenschutzrecht konsequent zu unterwerfen.
Aber:
Die DS-GVO gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen, die personenbezogene Daten erheben, erfassen und verarbeiten.
Sie als privater Vermieter sind also auch betroffen, denn auch Sie erheben personenbezogene Daten, wenn es um die Vermietung Ihrer Immobilien geht.
Welche Daten sind unter personenbezogenen Daten zu verstehen ?
Eine genaue Erklärung, was überhaupt unter personenbezogenen Daten zu verstehen ist, macht die Relevanz der EU-Verordnung für die Vermietung von Immobilien München klar: Es dreht sich alles um die Daten natürlicher, identifizierbarer Personen.
Dazu zählen schon die Kontaktdaten, also Anschrift und Telefonnummer, aber auch in einem weiteren Schritt des Vermietungsprozesses beispielsweise sämtliche Bonitätsauskünfte – und damit haben alle, die Immobilien vermieten, zu tun.
Um diese Daten grundsätzlich erheben zu können, benötigen Sie die Einwilligung der jeweiligen Mietinteressenten und hierbei gilt für Sie der Grundsatz der Datensparsamkeit, also tatsächlich nur soviele Daten zu erheben, wie nötig.
Achten Sie also im Verlauf des Vermietungsprozess unbedingt darauf, auch nur diejenigen Daten zu erheben, welche zum jeweiligen Zeitpunkt des Vermietungsprozesses wirklich notwendig sind.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten im Laufe eines Vermietungsprozesses
Als erfahrener Immobilienmakler in München haben wir die gängige Praxis rund um die Vermietung in Bezug auf die DS-GVO untersucht und die wesentlichen Punkte im Zusammenhang mit dem Umgang personenbezogener Daten im Laufe des Vermietungsprozesses für Sie zusammengestellt:
- Die Phase vor einer Besichtigung
Sie benötigen den Namen und die Kontaktdaten der Interessenten Ihrer Immobilien sowie die Anzahl der zu erwartenden Mitmieter.
Sollten Sie eine bislang noch bewohnte Wohnung neu vermieten, sind natürlich auch die Rechte der aktuellen Mieter zu beachten. Um die Anzahl der Besichtigungen somit auf die wirklich notwendigen zu begrenzen, können Sie an dieser Stelle bereits die Einkommensverhältnisse der Interessenten erfragen, um bereits im Vorfeld der Besichtigung zu prüfen, ob die Bonität der Mietbewerber für ein künftiges Mietverhältnis ausreichend ist. Konkrete Einkommensnachweise sollten aber in diesem Stadium vor einer Besichtigung noch nicht abgefragt werden.
- Die Phase der Bewerbung eines Mietinteressenten
In dieser Phase greifen notwendige vorvertraglichen Maßnahmen, Sie werden nun eine Selbstauskunft und die konkreten Einkommensnachweise des Mietinteressenten abfragen.
Tipp:
* Überprüfen Sie den Umfang der in Ihren Selbstauskünften abgefragten Daten, die zur Vermietung von Wohnraum wirklich notwendig sind
* Halten Sie Ihre Informationspflicht gegenüber Ihren Mietinteressenten ein, denn erheben Sie personenbezogene Daten, was ja in der Bewerbungsphase zwangsläufig mit einer Selbstauskunft der Fall ist, müssen die Betroffenen auch darüber informiert werden, wie Sie als Vermieter mit diesen personenbezogenen Daten verfahren
* Teilen Sie also Ihren Bewerbern mit, welche Informationen warum gespeichert und wie sie genutzt werden, aber auch welche Rechte ein Mieter in puncto Datenschutz hat
* Holen Sie sich die Einwilligung Ihrer Mietinteressenten zur Datenspeicherung ein
Sinnvoll ist es also in jedem Fall, künftig für Ihre Vermietungen die entsprechenden Hinweise zum Datenschutz vorzubereiten und Ihren Mietbewerbern zukommen zu lassen.
- Die Phase des laufenden Mietverhältnisses
Sie haben sich für einen Mietinteressenten entschieden und gemeinsam einen Mietvertrag abgeschlossen. Nun gilt es darauf zu achten, sämtliche Daten der anderen Mietbewerber sowohl in analoger als auch digitaler Form zu löschen.
Kündigt Ihr Mieter das Mietverhältnis, so erlischt grundsätzlich auch die Verarbeitungsbefugnis für dessen personenbezogene Daten.
Hier greift allerdings neben dem Grundsatz der Datenminimierung auch der Erforderlichkeitsgrundsatz: Sie sind also einerseits dazu verpflichtet, die Mieterdaten direkt nach Ende des Vertrages zu löschen, allerdings können Sie diejenigen Daten, die Sie zur Endabrechnung der Nebenkosten sowie zur Rückzahlung der Kaution benötigen, auch bis zu diesem Zeitpunkt weiterhin speichern. Solange also ein bestimmter Zweck besteht, dürfen die Daten auch vorgehalten werden – bei Wegfall sind sie dann aber endgültig zu löschen.
Bildquelle : www.fotolia.de/ copyright Westend61
