Der Zensus 2021 ist eine im Mai 2021 geplante Volkszählung in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union.
Seit Januar 2019 werden Verwalter von Wohngebäuden und potentielle Großeigentümer von den Statistischen Landesämtern angeschrieben und aufgefordert erste Auskünfte zu Wohnobjekten und deren Eigentümern zu geben. Hintergrund dessen sind zwei europäische Verordnungen (EG Nr. 763/2008; EU 2017/712), die eine Verpflichtung der Mitgliedsstaaten begründen, alle zehn Jahre einen Zensus durchzuführen. Mit dem Zensus werden neben den Einwohnerzahlen auch tief gegliederte Daten zur Bevölkerung, Erwerbstätigkeit und Wohnsituation erhoben. Vermieter treffen demnach also Informationspflichten nach der DSGVO
Aufgrund der Corona-Krise soll zwar der für 2021 vorgesehene Zensus verschoben werden, allerdings können Sie als Vermieter jetzt schon im Hinblick auf die Vorgaben zur Einhaltung des Datenschutzes vorbereitend tätig werden, selbst wenn eine Stichtagsverschiebung auf einen späteren Zeitpunkt erfolgen sollte. Organisatorische und rechtliche Fragen zu einer Änderung des Zensusgesetzes und des EU-Rechts im Hinblick auf das weitere Verfahren bzw. eine Stichtagsverschiebung werden derzeit geklärt.
In ihrer Funktion als Vermieter speichern Sie die Angaben ihrer Mieter üblicherweise begrenzt auf Zwecke, die der Durchführung des Mietverhältnisses dienen. Die gesetzlich angeordnete einmalige Übermittlung von Bewohnernamen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahr 2021 geht aber in der Regel über die gewöhnliche Durchführung des Mietverhältnisses hinaus. Damit liegt eine Änderung des Verarbeitungszweckes vor, weil mit der Weitergabe der Daten diese für einen anderen Zweck weiterverarbeitet werden, als für den sie vom Vermieter ursprünglich gespeichert wurden.
Was gilt es also zu tun ? Handlungsempfehlung
1) Mietverträge im Hinblick auf Datenschutzregularien prüfen
Vermieter müssen ihre Mieter daher nach Art. 13 DSGVO über die Weitergabe ihrer Daten zu statistischen Zwecken an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder informieren. Sie sollten daher prüfen, ob in Ihren Mietverträgen oder speziellen Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Mietern, die seit Inkrafttreten der DSGVO geschlossen wurden, eine Generalklausel enthalten ist. Wenn diese die Mieter über die Weitergabe ihrer Daten, die auf rechtlichen Verpflichtungen beruhen, informiert hat, bedarf es keiner zusätzlichen Information.
Vor allem aber bei älteren Mietverträgen und langjährigen Mietverhältnissen, welche lange Zeit bevor in Kraft treten der DSG-VO geschlossen wurden und oftmals im Mietvertrag keine expliziten Datenschutzvereinbarungen im Mietvertrag geschlossen wurden, empfehlen wir, die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen über die bevorstehende Weitergabe der Mieternamen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Rahmen der sonst üblichen Kommunikation mit Ihren Mietern zu erteilen.
2) Diesjährige Betriebskostenabrechnung vorbereitend nutzen
Dafür können Sie schon heute rechtzeitig Sorge tragen, indem Sie beispielsweise bereits mit Ihrer diesjährigen Betriebskostenabrechnung ihre Mieter nach Art. 13 DSGVO über die Weitergabe ihrer Daten zu statistischen Zwecken an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder informieren. Man schlägt damit zwei Fliegen mit einer Klappe und nutzt dabei die Gelegenheit, rechtzeitig zu informieren und vorbereitet zu sein.
Folgende Mindestangaben sollten dabei laut Statistischem Bundesamt gemacht werden (Quelle: Zensus 2021 – Statistisches Bundesamt)
Der Vermieter/die Vermieterin (Name und Kontaktdaten) ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die im Rahmen des Mietverhältnisses erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten. Aufgrund des Zensusgesetzes 2021 (ZensG 2021) sind Vermieter/-innen verpflichtet, bestimmte Angaben über die Mieter/-innen den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder für Zwecke des Zensus 2021 zu übermitteln. Diese Übermittlung findet ihre Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 10 Abs. 2 ZensG 2021. Folgende Angaben sind gesetzlich zu übermitteln: Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Diese Angaben gehen an die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Diese haben für die übermittelten Angaben die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2021 einzuhalten.
Darüber hinaus sind die Mieter auch über ihre Betroffenenrechte Ihnen gegenüber als Vermieter zu informieren: (Quelle: Zensus 2021 – Statistisches Bundesamt)
Den Mieterinnen und Mietern stehen bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DS-GVO gegenüber den Vermieterinnen bzw. Vermietern das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu (Artikel 15 bis 18 und 21 DS-GVO). Liegt aus Sicht des Mieters/ der Mieterin ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, besteht zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Vermieter/ die Vermieterin zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO).
Sofern Ihr Verwalter einen Datenschutzbeauftragten für Ihre WEG bestellt hat, müssen Sie den Mietern auch dessen Kontaktdaten zur Verfügung stellen. Fragen Sie bei der nächsten Eigentümerversammlung oder sprechen Sie Ihren Verwalter direkt an.
Fazit
Die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vermieter selbst dafür verantwortlich sind, dass sie die personenbezogenen Daten ihrer Mieter datenschutzkonform verarbeiten und die Mieter entsprechend umfassend nach den Vorgaben der DSGVO informieren.
Im Hinblick auf die Gebäude- und Wohnungszählung geben diese daher Hilfestellungen in Bezug auf die Verpflichtungen im Rahmen des ZensG 2021.
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